Elektrische Prüfpflicht im Büro: Was Arbeitgeber wissen müssen 

In modernen Büros sind technische Geräte fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie erleichtern Arbeitsabläufe, unterstützen die Kommunikation und sorgen dafür, dass alles reibungslos funktioniert. Die meisten dieser Geräte sind ständig in Betrieb, werden regelmäßig genutzt und ganz selbstverständlich vorausgesetzt. Dabei stellt sich selten die Frage, wie es eigentlich um ihren Zustand steht oder ob sich überhaupt jemand darum kümmert. Genau hier setzt dieser Beitrag an. 

Typische Geräte im Büro und wo es kritisch werden kann 

Zu den Bürogeräten gehören Computer, Monitore, Drucker, Kaffeemaschinen, Mikrowellen und Spülmaschinen. Aber auch Ladegeräte für Smartphones, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten zählen dazu. Also alle Geräte, die über einen Stecker ans Stromnetz angeschlossen werden. 

Diese Geräte unterliegen im Alltag ganz normalen Belastungen. Es können zum Beispiel Kabel eingeklemmt werden, Netzteile laufen im Dauerbetrieb, Stecker lockern sich. Mit der Zeit kann das zu Defekten führen, die man von außen nicht sofort sieht. Bei älteren Geräten ist das Risiko höher als bei neuen. Die Folge können Stromschläge, Kurzschlüsse oder im schlimmsten Fall Brände sein. Gerade in Büros, in denen viele Menschen auf engem Raum arbeiten, ist das nicht zu unterschätzen.  

Weitere Beispiele für Bürogeräte 

• Desktop-PCs und Tower-Gehäuse 
• Monitore und Bildschirme 
• Notebooks und Laptops 
• Dockingstations 
• Drucker und Multifunktionsgeräte 
• Scanner 
• Beamer und Projektoren 
• externe Festplatten und Netzteile
• Ladegeräte für Laptops und Smartphones 
• Telefone und VoIP-Geräte mit Netzteil 
• Router, Switches und Access Points mit Stecker 
• Kaffeemaschinen und Wasserkocher 
• Mikrowellen, Spülmaschinen, Kühlschränke 
• Schreibtischlampen 
• Ventilatoren und Heizlüfter 
• Aktenvernichter 
• Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen 
• mobile Präsentationstechnik (z. B. mobile Lautsprecher) 
• Monitorkalibrierungsgeräte oder sonstiges Zubehör mit Netzanschluss 

Was gesetzlich vorgeschrieben ist und wer sich darum kümmern muss 

In Deutschland müssen Unternehmen elektrische Betriebsmittel regelmäßig prüfen lassen. Das ist gesetzlich geregelt und betrifft alle typischen Bürogeräte. Die wichtigste Grundlage dafür ist die Vorschrift 3 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, kurz DGUV V3. Ziel der DGUV V3 ist es, Risiken im Umgang mit elektrischer Energie zu minimieren und Arbeitsunfälle zu vermeiden. Darüber hinaus gilt die Betriebssicherheitsverordnung, die Arbeitgeber dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass alle eingesetzten Arbeitsmittel sicher sind. 

Wie die Prüfungen durchgeführt werden, regelt die Norm DIN VDE 0701-0702. Sie legt fest, welche Prüfschritte nötig sind, welche Grenzwerte eingehalten werden müssen und wie die Prüfung dokumentiert werden muss. Die Verantwortung für die Prüfungen liegt beim Arbeitgeber oder bei der von ihm beauftragten Person. Wer sich nicht darum kümmert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern im Schadensfall auch Ärger mit der Versicherung. 

Wie die Prüfung abläuft und worauf es dabei ankommt 

Die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel ist in der Regel unkompliziert. Sie wird von einer Elektrofachkraft oder einer speziell dafür qualifizierten Person durchgeführt und folgt einem festen Ablauf. 

Zuerst erfolgt eine Sichtprüfung, das heißt, dass das Gerät von außen angeschaut wird. Gibt es sichtbare Schäden am Gehäuse, Kabel oder Stecker? Ist das Typenschild lesbar? Hat sich etwas gelockert oder wurde unsachgemäß repariert? Dieser erste Eindruck liefert oft schon wichtige Hinweise. 

Dann folgen Messungen. Hierbei werden unter anderem der Schutzleiterwiderstand, der Isolationswiderstand und der Berührungsstrom geprüft. Diese Werte zeigen, ob das Gerät sicher verwendet werden kann. Die Prüfgeräte erfassen dabei auch kleine Abweichungen, die mit bloßem Auge nicht erkennbar wären. 

Zum Schluss wird die Funktion des Geräts getestet. Es wird eingeschaltet und geprüft, ob es wie vorgesehen arbeitet und dabei keine Auffälligkeiten zeigt. Wenn alles passt, bekommt das Gerät eine Prüfplakette mit dem Datum der nächsten fälligen Prüfung. 

Die Ergebnisse werden in einem Prüfprotokoll festgehalten. Dieses Protokoll ist wichtig, um im Fall einer Kontrolle oder eines Vorfalls belegen zu können, dass die Prüfpflicht erfüllt wurde. 

Wie oft geprüft werden muss, hängt von der Nutzung und dem Umfeld ab. In normalen Büroumgebungen liegt das Intervall meist bei zwölf bis 24 Monaten. Eine genaue Einschätzung erfolgt über eine Gefährdungsbeurteilung. 

Warum sich die Prüfung nicht nur aus rechtlicher Sicht lohnt 

Regelmäßige Prüfungen elektrischer Geräte werden oft als Pflichtaufgabe gesehen. Dabei haben sie ganz praktische Vorteile für die Sicherheit im Büro, für den Betrieb und auch für die Mitarbeitenden. 

Mehr Sicherheit im Alltag 

Defekte Kabel, überlastete Steckdosen oder fehlerhafte Netzteile können zu Stromunfällen führen. Durch Prüfungen lassen sich diese Risiken frühzeitig erkennen und beheben. 

Rechtssicherheit für das Unternehmen 

Wer nachweisen kann, dass Geräte geprüft und dokumentiert wurden, ist im Fall eines Schadens oder einer Kontrolle auf der sicheren Seite. Das kann Bußgelder, Streit mit der Versicherung oder rechtliche Konsequenzen verhindern. 

Geringere Ausfallzeiten 

Wenn Geräte regelmäßig überprüft werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie plötzlich ausfallen. Das spart Kosten und verhindert Störungen im Arbeitsablauf. 

Besseres Risikomanagement 

Wer die Prüfungen systematisch organisiert, hat den Zustand aller Geräte im Blick. Das erleichtert Entscheidungen über Reparatur, Austausch oder Neuanschaffung. 

Vertrauen der Mitarbeitenden stärken 

Beschäftigte erwarten ein sicheres Arbeitsumfeld. Regelmäßige Prüfungen zeigen, dass das Thema ernst genommen wird und technische Sicherheit Teil der Unternehmenskultur ist. 

Wie sich die Prüfungen im Büroalltag gut umsetzen lassen 

Damit die Prüfung elektrischer Geräte im laufenden Betrieb nicht zur Belastung wird, braucht es eine klare Struktur. Viele Unternehmen arbeiten dafür mit externen Dienstleistern zusammen, möglich ist aber auch eine interne Lösung mit eigenem Fachpersonal. 

Diese Schritte helfen bei der Umsetzung 

• Geräte erfassen und dokumentieren: Der erste Schritt ist eine vollständige Liste aller prüfpflichtigen Geräte. Je nach Unternehmensgröße kann das einfach oder etwas aufwendiger sein. Wichtig ist, dass jedes Gerät eindeutig zugeordnet werden kann. 
• Prüfintervalle festlegen: Die Prüfzyklen richten sich nach dem Einsatzort und der Nutzung. In Büros liegt der Richtwert meist bei zwölf bis 24 Monaten. Die genauen Intervalle werden im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung festgelegt. 
• Zuständigkeiten klären: Es sollte klar sein, wer die Prüfungen koordiniert, Termine im Blick behält und die Dokumentation verwaltet. Je besser das intern organisiert ist, desto reibungsloser läuft der Ablauf. 
• Externe Unterstützung nutzen: Wer keine eigene Elektrofachkraft im Haus hat, kann spezialisierte Prüfunternehmen beauftragen. Diese bringen das nötige Know-how und Prüfgeräte mit und sorgen dafür, dass alle Vorgaben eingehalten werden. 
• Betrieb nicht stören: In der Regel lassen sich die Prüfungen so planen, dass sie den Arbeitsablauf kaum beeinträchtigen. Oft reichen kurze Zeitfenster aus, um mehrere Geräte direkt am Arbeitsplatz zu prüfen. 

Fazit: Ein fester Bestandteil jeder Büroorganisation 

Die regelmäßige Prüfung elektrischer Geräte sollte im Büro genauso selbstverständlich sein wie Wartungstermine oder IT-Sicherheitsupdates. Wer sie frühzeitig plant, hält Aufwand und Kosten überschaubar und sorgt für klare Zuständigkeiten. Das stärkt die Sicherheit im Unternehmen und vermeidet unnötige Risiken. 

FAQ zum Thema Elektrische Prüfpflicht im Büro

Welche Geräte im Büro müssen regelmäßig geprüft werden?

Alle elektrischen Betriebsmittel, die an das Stromnetz angeschlossen sind, müssen geprüft werden. Dazu gehören u. a. Computer, Monitore, Drucker, Laptops, Kaffeemaschinen, Mikrowellen, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und mobile Präsentationstechnik.

Wer ist für die Durchführung der Prüfungen verantwortlich?

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Die Prüfungen können entweder von einer qualifizierten internen Elektrofachkraft oder von externen Dienstleistern durchgeführt werden.

Wie läuft eine Prüfung nach DGUV V3 ab?

Die Prüfung besteht aus drei Schritten:

1. Sichtprüfung auf Schäden am Gehäuse, Kabel oder Stecker
2. Messungen von Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand und Berührungsstrom
3. Funktionstest des Geräts und Vergabe einer Prüfplakette

Wie oft müssen Geräte geprüft werden?

In normalen Büroumgebungen liegt das Intervall meist bei 12 bis 24 Monaten. Die genaue Häufigkeit wird durch eine Gefährdungsbeurteilung festgelegt.

Welche Vorteile bringen regelmäßige Prüfungen?

• Mehr Sicherheit für Mitarbeitende
• Rechtssicherheit für das Unternehmen
• Geringere Ausfallzeiten
• Besseres Risikomanagement
• Stärkung des Vertrauens der Mitarbeitenden