Wollen Sie als selbstständiger Elektriker Ihren Lebensunterhalt verdienen, müssen Sie Ihr Können nicht nur im Außeneinsatz unter Beweis stellen. Auch im eigenen Büro kommen ein paar wichtige Aufgaben auf Sie zu. Allem voran die Rechnungslegung.
Möchten Sie Ihre Rechnungen professionell und gesetzeskonform erstellen, sollten Sie zunächst einen Blick auf die verpflichtenden Angaben werfen.
Alles auf einen Blick:
- Als Elektriker dürfen Sie trotz E-Rechnungspflicht Rechnungen an Privatkunden im PDF-Format erstellen.
- Die Pflichtangaben auf einer Handwerkerrechnung werden im Umsatzsteuergesetz festgelegt.
- In Handwerkerrechnungen an Privatpersonen sind Arbeits- und Materialkosten aufzuschlüsseln.
- Geben Sie auf Ihrer Rechnung sowohl den Nettobetrag als auch den Bruttobetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer an.
Dürfen Handwerker ihre Rechnung als PDF-Datei schicken?
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Als Unternehmer sind Sie seither dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Versenden müssen Sie sie jedoch noch nicht.
Abhängig von der Größe Ihres Handwerksbetriebs können Sie bis zum Jahr 2028 weiterhin PDF-Rechnungen nutzen, sofern Ihre Geschäftskunden ihr Einverständnis geben. An Privatkunden dürfen Sie auch darüber hinaus Rechnungen im PDF-Format senden.
Tipp: Auch als Kleingewerbetreibender gilt die E-Rechnungspflicht nicht für Sie. Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem muss sich auf Ihrer Rechnung ein Hinweis auf Paragraph 19 UstG befinden.
Welche Pflichtangaben gehören in den Rechnungskopf?
Die Angaben, die in einer Handwerkerrechnung keinesfalls fehlen dürfen, legt das Umsatzsteuergesetz fest und zwar im Paragraph 14.
Laut diesem ist eine Rechnung nur dann gültig, wenn sie die Personendaten des Ausstellers enthält. Dazu gehören:
- Ihr vollständiger Name
- der Name Ihres Unternehmens sowie
- die Adressdaten
Darunter platzieren Sie Ihre Steuernummer oder die USt-ID.
Ebenso müssen Sie angeben, an wen sich die Rechnung richtet. Schreiben Sie also in den Rechnungskopf auch Name und Anschrift Ihres Kunden. Bereits hier ist es wichtig, Schreibfehler und Zahlenverdreher zu vermeiden.
Haben Sie Ihre Rechnung bereits in ein PDF-Format konvertiert und entdecken einen Fehler, müssen Sie sie natürlich nicht komplett neu schreiben. Sie können mit einem Tool das PDF bearbeiten und sich dadurch Zeit und Mühe ersparen.
Vergessen Sie nicht, im Rechnungskopf auch das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie deren fortlaufende Rechnungsnummer zu vermerken.
Angaben zur Leistungserbringung
Sie sitzen nicht an ihrem gut beleuchteten Arbeitsplatz und schreiben Rechnungen, weil es Ihnen Freude bereitet, sondern weil Sie einen Auftrag erfüllt haben. Diesen soll Ihr Kunde bezahlen.
Damit der Rechnungsempfänger auch weiß, wofür Sie das Geld fordern, vermerken Sie auf der Rechnung, wann Sie eine Leistung erbracht haben und worin diese bestand. Beschreiben Sie dafür detailliert Ihre Arbeitsleistung.
Achtung: Vergessen Sie dabei nicht, die Kosten dafür exakt aufzuschlüsseln. Das bedeutet, Sie führen die Arbeits- und die Materialkosten getrennt auf.
Das sieht zunächst nach einer unnötigen Mehrarbeit aus. Doch Privatkunden können auch nachträglich eine aufgeschlüsselte Rechnung verlangen, sollten Sie diesen Punkt übergehen. Die Folge: Sie müssen erneut Zeit aufbringen, um Ihre Rechnung anzupassen.
Fassen Sie anschließend den Nettobetrag zusammen und geben Sie den von Ihnen angewendeten Umsatzsteuersatz an. Darunter vermerken Sie den Bruttobetrag mit der ausgewiesenen Mehrwertsteuer.
Fazit
Für selbstständige Elektriker ist die professionelle und gesetzeskonforme Rechnungsstellung genauso wichtig wie die handwerkliche Arbeit vor Ort. Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung sorgt nicht nur für eine reibungslose Bezahlung, sondern schützt auch vor möglichen rechtlichen Problemen.
Achten Sie darauf, alle Pflichtangaben gemäß §14 UStG einzuhalten: vollständige Aussteller- und Kundendaten, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum sowie detaillierte Angaben zu Arbeits- und Materialkosten. Auch die korrekte Ausweisung von Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag darf nicht fehlen.
PDF-Rechnungen sind für Privatkunden weiterhin zulässig, während die E-Rechnungspflicht für Geschäftskunden stufenweise umgesetzt wird. Wer diese Regeln beachtet, spart Zeit, vermeidet Fehler und hinterlässt einen professionellen Eindruck bei seinen Kunden.
FAQ zum Thema als Handwerker eine Rechnung schreiben
Dürfen Handwerker ihre Rechnung als PDF verschicken?
Ja, Handwerker dürfen Rechnungen an Privatkunden weiterhin als PDF versenden. Für Geschäftskunden hängt es von der Größe des Betriebs und dem Einverständnis des Kunden ab. Seit Januar 2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können, aber nicht zwingend versenden.
Was muss ich zur Leistungserbringung angeben?
Sie müssen aufschlüsseln, wann und welche Leistungen Sie erbracht haben. Arbeits- und Materialkosten müssen getrennt ausgewiesen werden. Zudem sind der Nettobetrag, der angewendete Umsatzsteuersatz und der Bruttobetrag mit Mehrwertsteuer anzugeben.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleingewerbetreibende?
Nein, Kleingewerbetreibende sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf der Rechnung auf §19 UStG hinweisen.
Kann ich eine fehlerhafte PDF-Rechnung nachträglich korrigieren?
Ja, Sie müssen die Rechnung nicht komplett neu erstellen. Mit geeigneten PDF-Tools lassen sich Fehler bearbeiten, wodurch Zeit und Aufwand gespart werden.
