Ein Ton sagt mehr als 1000 Worte: Mit der Wahl der richtigen Musik lässt sich auch die Wartezeit nutzen, um den Kontakt mit dem Kunden zu pflegen und ein positives Firmenimage zu vermitteln. Was zu beachten ist, erklärt Elektriker.org.
Ist bei einem Anruf nicht sofort ein Mitarbeiter verfügbar oder müssen während eines Gesprächs Rückfragen getätigt werden, ergeben sich zwangsläufig Wartezeiten für den Anrufer. Um diese möglichst kurzweilig und angenehm zu gestalten, bietet sich die Einrichtung einer Wartemusik an.
Wie wird die Wartemusik eingerichtet?
Jede moderne Telefonanlage ist bereits mit einer Anzahl unterschiedlicher Arten von Wartemusik ausgestattet. Die Einrichtung der Wartemusik ähnelt in den meisten Fällen der Einrichtung des Anrufbeantworters. So müssen Sie in der Regel die folgenden Schritte vornehmen, um die Funktion der Wartemusik für Ihre Telefonanlage zu aktivieren:
- Über das Menü der Telefonanlage greifen Sie auf die hinterlegten Melodien zu und können sich diese vorspielen lassen.
- Haben Sie sich für eine Melodie entschieden, wählen Sie diese aus.
- Häufig müssen Sie Ihre Auswahl bestätigen, um sie für zukünftige Anrufe zu speichern.
- Je nach Ausstattung der Telefonanlage lässt sich die Verwendung von Wartemusik auch personalisieren: So ist die Einspielung eigener Musik möglich, aber auch die Kombination von Musik mit einer Sprachmitteilung.
Eigene Wartemusik einspielen
Haben Sie eine konkrete Vorstellung, welche Musik Sie gerne als Wartemelodie abspielen wollen? Grundsätzlich ist es kein Problem, die Wartemusik der Telefonanlage selbst auszuwählen und ist sogar zu empfehlen: Auf diese Weise vermeiden Sie, einen Anrufer mit den immer gleichen Melodien zu ermüden, die standardmäßig in vielen Telefonanlagen verfügbar sind. Allerdings gibt es bei der Wahl und Einspielung des persönlichen Favoriten einige wichtige Punkte zu beachten.
Technische Voraussetzungen
Die Art Ihrer Telefonanlage bestimmt auch das Format der einzuspielenden Musik: Eine ISDN-Telefonanlage muss mit einem Eingang für Audiodateien ausgestattet sein, um Musiktitel verarbeiten und speichern zu können. Bei älteren Modellen können daher häufig nur CDs gelesen werden, neuere verfügen meist über einen USB-Eingang und erkennen dementsprechend auch MP3-Dateien. Mehr zu ISDN-Telefonanlagen und ihrer Technik lesen Sie hier auf unserem Portal.
Eine größere Flexibilität an Formaten und dementsprechend mehr Möglichkeiten bietet dagegen die virtuelle Telefonanlage: Ihre Einrichtung wird über eine Software gesteuert, die vom Betreiber der Anlage zur Verfügung gestellt wird und in der Regel problemlos mit allen gängigen Audiodatei-Formaten funktioniert. Da die Verbindung der virtuellen Telefonanlage über das Internet hergestellt wird, können zudem auch viele Musik-Angebote eingebunden werden, die nur online zur Verfügung stehen.
Rechtliche Voraussetzungen
Wollen Sie andere Titel als die in der Telefonanlage gespeicherten verwenden, so prüfen Sie zuvor genau, wer die Rechte an der Musik besitzt und ob derjenige Mitglied der GEMA ist. In diesem Fall sind Sie dazu verpflichtet, die Verwendung der gewünschten Wartemusik in Ihrer Telefonanlage bei der GEMA anzumelden. Wird Ihrem Wunsch stattgegeben, fallen für die Zeit der Nutzung dann Gebühren an, die an die GEMA abzuführen sind. Ist der Urheber mit der Verwendung als Warteschleifenmusik nicht einverstanden, kann er Ihnen die Nutzung auch verbieten.
Um rechtliche Unsicherheiten und Gebührenzahlungen zu vermeiden, sollten Sie daher für die Wartemusik Ihrer Telefonanlage auf GEMA-freie Musik zurückgreifen. Eine weitere Möglichkeit ist, die Wartemusik für die Telefonanlage professionell einrichten zu lassen. Mittlerweile haben sich mehrere Dienstleister darauf spezialisiert, Musiktitel explizit für die Verwendung in Warteschleifen zu schreiben bzw. komponieren. Vorteil hierbei ist, dass Sie auf diese Weise großen Einfluss auf die Gestaltung der Wartemusik nehmen und Ihre persönlichen Wünsche berücksichtigen können.
